Apurement des charges locatives : qu’est-ce que c’est ?

Chaque mois, certains propriétaires bailleurs facturent à leur locataire des charges d’un montant fixe appelées provisions. Ce montant doit être régularisé chaque année, c’est ce qu’on appelle l’apurement des charges. Il s’agit d’une obligation pour le propriétaire qui dispose d’un délai de 3 ans pour se mettre en règle.

En cas de provisions sur charges, l’apurement doit avoir lieu chaque année

En investissant dans l’immobilier locatif, les propriétaires bailleurs doivent faire plusieurs choix. Proposer leur bien à la location nue ou meublée, investir dans le cadre d’un dispositif de défiscalisation tel que le Pinel ou non, ou encore privilégier un mode de collecte des charges plutôt qu’un autre.

Dans le cadre d’une location meublée ou d’une colocation, le bailleur peut opter pour un forfait de charges. Et dans tous les cas, incluant donc la location d’un bien nue, il est possible de choisir de facturer chaque mois des provisions. Ces provisions constituent un montant temporaire, défini par l’estimation de la consommation du locataire. Si le forfait de charges n’impose rien, les provisions imposent au bailleur d’apurer les charges chaque année.

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L’apurement des charges pour les charges récupérables

L’apurement des charges concerne les charges qui sont qualifiées de « récupérables ». Il s’agit des frais qui ont fait l’objet d’une facturation en même temps que le loyer, comme par exemple la consommation d’eau chaude ou froide, ou les frais d’entretien des parties communes. Ces charges peuvent être réévaluées en fin d’année et donner lieu à une régularisation. En revanche, d’autres charges ne sont pas récupérables. Il s’agit généralement des honoraires du syndic, des diagnostics immobiliers ainsi que du fond travaux qui fait l’objet d’un vote en Assemblée Générale.

L’apurement des charges est une obligation annuelle même si le propriétaire bailleur dispose d’un délai de prescription de trois ans en cas d’oubli.

Le locataire doit être averti par courrier avant chaque régularisation annuelle

En pratique, dès que le propriétaire reçoit le décompte annuel de la part du syndic, il doit régulariser les charges mensuelles versées par le locataire. Pour ce faire, il doit comparer les provisions facturées avec la consommation réelle. Le résultat peut être à l’avantage du locataire ou du propriétaire. Autrement dit, une fois par an, le propriétaire peut réclamer de l’argent à son locataire au titre des charges annuelles ou au contraire procéder à un remboursement.

Avant de procéder à la régularisation, le bailleur doit avertir le locataire dans un délai d’un mois. La régularisation s’effectue sur le loyer suivant. L’apurement quant à lui, s’illustre par un courrier du propriétaire adressé à son locataire et dans lequel figurent le total des sommes déjà réglées, le montant réellement dû, ainsi que la différence. D’autres informations doivent également être transmises comme un document expliquant le mode de calcul des charges liées au chauffage et à la production d’eau chaude, et le décompte total des charges.